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《迈向成功,就从自己会的事开始做起》
上传时间:2020-06-11点击:223次
学习从自己会的事情开始做起,就能提升工作能力

方法1 掌握「时间就是金钱」的工作奥义
要让工作更得心应手,提高自我「能力」是非常重要的一件事。因此, 先学会拥有工作技术为前提,再来谈到关于思考方式的重要性。
学习从自己会的事情开始做起,就能提升工作能力

方法1 掌握「时间就是金钱」的工作奥义
要让工作更得心应手,提高自我「能力」是非常重要的一件事。因此, 先学会拥有工作技术为前提,再来谈到关于思考方式的重要性。

要做好一件工作,首先必须做好时间管理。
基本上这个世界分配给所有人的时间都是一样的。儘管有金钱或社会地位的不平等,甚至有人出生在富贵人家,有人出生在贫穷家庭的天生不平等,但每个人所拥有的一天都是二十四个小时,没有人会多出一分钟,也没有人会少一分钟。

有句谚语:「时间就是金钱」,写成英文则是「Time is money」。除了字面上的意思「时间就是金钱」之外,我认为还有另一种解释,就是「懂得时间管理的人,才能创造财富」。

我们一般把它称为时间管理,就是如何有效地运用这些有限的资源,也就是造物主分配给所有人的时间。

虽然我并没有强调要善用时间,但可以肯定的是:忙碌是一件难能可贵的事。它可以帮助我们提升运用时间的能力,因为你必须思考如何在短时间内做同样的事情。但令人遗憾的是,大多数的人都是「玩乐时间」比较多,换句话说就是浪费掉的时间比较多。

接下来我们要来谈点技术性的话题,也就是关于时间管理的诀窍。

方法2 消除抗拒开始工作的诀窍
如果曾经观察过那些工作能力不好的人,就会发现到他们通常都有一种倾向,就是要花很久的时间才肯开始着手工作。而那些工作能力强的人,则是很快就能进入状况开始着手工作。

工作能力差的人往往对开始着手工作有很强烈的抗拒感,所以他们总是会找一些藉口来拖延。比如说:「还是先喝杯咖啡再开始工作吧……」或是「打开电脑之后,先看一下脸书再说吧!」甚至让旁边的人都忍不住想插嘴说:「真是的,你还不快点去工作。」

相反地,工作能力强的人都会认真思考事情的优先顺序,然后先从非做不可的事情开始处理。

此外再补充一点,就是工作能力强的人也很善于营造好的工作环境,让自己马上就能够进入状况。工作能力差的人通常都不会收拾整理房间或桌子,电脑桌面上也有很多图像。

如此一来,就算要找个东西也要花点时间,找东西花的时间越久,就越抗拒开始着手工作。为了避免发生这种情形,最好先把眼前工作必要的东西準备好,让你立刻就可以进入工作状况。平时就应该养成好的习惯,替自己营造这样的工作环境。
让办公桌保持随时可以开始动工的状态
要消除抗拒开始工作的心态,光是收拾整理桌面还不够。以我为例,经常让桌上保持随时可以开始做下一项工作的状态。

举例来说,如果隔天必须写一篇稿子,我就会在前一天工作结束时,把準备好的资料先拿出来放在桌上后再离开办公室。隔天一早进入办公室时,马上就能进入工作状态,减少抗拒感。

如果当想写封电子邮件给某人时,刚好有客户来访,我就会先打开电子邮件,输入寄件人信箱再离开座位。如果有必须要写的文章,就会先打开电脑的文件档案。

总之,就是要让办公桌保持随时可以开始动工的状态。如此一来,不想立刻动手工作的抗拒感就会减少很多,随时都可以进入工作的状态。

此外,在工作时会使用到的一些文具,也可以事先备妥自己喜欢的款式。

例如,一枝三千日圆的钢笔和五千日圆的钢笔,当然用五千日圆的钢笔会让人更想要工作。在写信给重要的客户时,如果是用自己喜欢的钢笔来写,心情也会比较好,比较不会有抗拒感。相反地,如果用的是一枝难写的钢笔,往往会让人心生放弃吧!

挑选可以提高工作士气的文具,也可以降低对工作的抗拒感。只要稍微用点心思,工作心情可是会大大的不同。

方法3 用行事曆管理时间
时间管理不可或缺的一项道具就是「行事曆」。
不过务必要使用适当的行事曆才行,像学生们偶尔会使用的行事曆,一天只有一格空间的记事本并不合适,而只有分上午和下午的行事曆也一样不适合。因为空格很少,只写一个行程就没有多余的空间可以写其他了,会让人有种忙碌的错觉。
现代人通常要查看自己是否有空闲,都会打开行事曆查看一下空白的部分。因此唯有使用适当的行事曆,才能清楚地掌握自己的行程,同时还可以防止自己陷入忙碌错觉的恐慌之中。

建议大家使用以一个小时为区分的行事曆。我也曾经使用过电子行事曆大约两年,优点是很方便,可以输入大量的资料,缺点则是要输入很麻烦,也无法一览无遗。最后我还是恢复使用纸本的行事曆。
我现在使用的分别是英国的「Let’s diary」行事曆,以及我自创的「小宫一庆商务人士行事曆」两种。

「Let’s diary」的行事曆是用来管理行程表,而小宫一庆行事曆则是用来管理代办事项,以及记下一些比较在意的数字。后者因为附有二十年来景气指标的统计资料等等,使用起来非常方便。

如果你使用的是那种只有分上下午或一天只有一个空格的简单行事曆,建议不妨趁这个机会把它换掉,这样才能正确掌握自己的空闲时间。如此一来,一定会发现自己可以运用的时间其实比想像中还要多。

正确使用行事曆,摆脱忙、杂、乱
再来是关于行事曆的使用方法,先来介绍一下我的使用方式吧!

我会先把「行程表」和「待办事项」分开,「行程表」部分会把例如「演讲从几点开始到几点结束」写下来,事先决定好要花多少时间。

至于诸如「要写电子邮件给某某人」或「校稿」等等的事,虽然有期限,但什幺时候做都可以,就会把它们归类为待办事项。

要先能够正确地掌握行程表,再利用空档处理一些待办事项。不妨以一星期为一个单位,只要能够确实掌握行程,不管多幺忙碌都不会让自己陷入手忙脚乱的状态。万一真的遇到很忙碌的时候,就会提早进公司处理一些该做的待办事项。

你是否曾经有过这样的经验:要处理的事情很多,但就只是一昧地感到心急如焚而已,事情却没有任何的进展。

事实上,只要能够正确地掌握「待办事项」和「所要花费的时间」以及「自己的空闲时间」,先把它写在行事曆上面,就不至于出现手忙脚乱的情形。

我自认应该算是全日本最忙碌的那种管理顾问吧!每年要到二百多个地方演讲和研修,不光是待在东京而已,还要全国走透透。我不仅担任数十家公司的董事或顾问,而且自己还开公司,每个月还要到大阪电视录影两次。光是去年,我就搭了一百三十三次的新干线和八十趟的飞机。

除此之外,我每个月在杂誌上连载的文章就超过十几篇,每年还要趁空档写书,大约出版十几本的着作,还要出席义工活动。处于这种忙碌的状态下,依然能够「妥善安排行程」,行事曆居功厥伟。
集中精力做只有自己才能处理的事
至于为什幺只要能够妥善地安排行程,工作能力就会比较好呢?那是因为可以正确地掌握行程和待办事项的关係。如此一来,一些可以交待下属去做的事即能完全委由下属去做,例如:安排行程就全权交由祕书去做,至于调查或蒐集必要的资料等事可以请员工进行,然后便能集中精力去做那些只有自己才能处理的事情。

即使再忙碌,我每年为了工作而牺牲睡眠的次数顶多只有几次而已,每天都会睡饱七个小时,甚至比一般上班族睡得都还要好。

我是在用脑力工作,最重要的就是「灵感」,如果因为睡眠不足而让头脑变得昏沉迟钝,就算绞尽脑汁也想不出好的点子来,有时反而是在灵光乍现的时候,才会得到正确的结论。如果因为时间不够而让自己陷入恐慌,后果往往不堪设想。在这种情况下去开会或演讲,对客户是非常失礼的。

诚挚建议大家都能够养成这种习惯,正确地掌握「该做的事情」和「要花多少时间」,以及「自己的空闲时间」。如此一来,应该就会发现多出很多空档。

如果把多出来的时间用来进修学习,一定可以提升自己的身价;休假时则多多增加和家人相处的时间或从事休闲活动,毕竟「时间就是金钱」啊!

方法4 无法提早到公司的人就输了
我向来不熬夜的,这不是很理所当然的吗?因为一旦熬夜,隔天便无法早起。
大多数的上班族若无法在白天展现工作绩效,是无法获得好评的,如果是那种独自在家写作的人则另当别论,他们似乎比较喜欢在深夜时分工作。毕竟一般的上班族几乎都不会在深夜工作,所以务必让自己在白天卯足全力才行。

进一步来说,最好在白天,也就是早上的时间就能够让自己维持在最佳状态中。挤在人满为患的捷运里,在快要迟到之前及时赶到,虽然没有违反公司规定,但我必须很严苛的说:晚进公司的人,当下就已经输了。

每天上班都能提早抵达的好处有哪些呢?不但有足够的时间可以浏览报纸,还可以知道那些比自己晚到的同事都在做些什幺。相对的,那些很晚才到公司的人,不但无法在拥挤的捷运上看报纸,甚至完全不知道那些比自己早到的人都在做些什幺。单就这一点来看,就已经完全输给早到的同事了。
利用早到时间跟上司交换资讯
此外,通常在公司位居要膱的人都会提早进公司。以前有句话讽刺上班迟到的人说他们是「董事上班」,现在这样的人则是「无法成为公司要膱的人」。等真正成为公司的大咖之后才上班迟到,也不会落人口舌。但通常一般上班族的上班时间都是从早上九点开始,如果老是拖到十点才进公司,也难怪会被公司炒鱿鱼。

在公司身居要职或想要成为大咖的人,通常都会提早进公司。而且早到的人有时间可以跟上司交换资讯,甚至在非正式的场合得到上司的建言。而是否能够利用早上的时间跟上司交换资讯,对你往后的发展影响极大。

从上司的立场来看,也会认为那些愿意提早进公司的员工,肯定是比较值得疼爱的下属,他们通常不会把重要的任务交给那些经常迟到,还不时打哈欠的人。

同时提早进公司比较有机会可以请教公司大咖一些意见,因为在上班之前还有充分时间可以请教一些比较棘手的问题。

至于那些姗姗来迟的人,大概都是在上司最忙碌的尖峰时间向上司问道:「我有件事想要找你商量一下」或「能不能听我说一下下呢?只要耽误你两、三分钟的时间就好了……」

上司可能会很客气地拒绝,因为有时候可能会忙到连两、三分钟的空闲时间都没有。

另外,挤着人满为患的捷运或公车及时赶到公司上班,很可能在还没开始工作之前就已经没有心情和体力了,万一遇到出乎意料之外的状况导致上班迟到,在精神上也会大受影响。

所以提早进公司的好处是非常多的。

好好运用自己的起始时间
如果能在白天上班时保持良好的状态,进而找出自己工作最起劲的时间点,就能利用那段时间集中精神工作,提高工作效率。我把这个称为「起始的时间」,因为时间也有轻重。

以我为例,完全是属于上午型态的,所以都会利用这段时间处理一些比较棘手的问题或写作。至于体力最差的时段则是在下午,所以下午的工作效率最低。因此吃过午餐之后,头脑还不是很清醒的这段时间,如果没有安排行程,我就会利用这段时间整理一下书桌,或做一些不需要用到脑力的事。

另外,从下午开始也会安排一些比较不需要集中精神的工作,例如,新书签名会或接待客人来访等等。我会趁早上精神饱满、身体状况最好的时候去做一些适合的工作。

关键就在于如何善用自己的「起始时间」,集中精神处理一些可以提高生产效率的工作。

方法5 对方时间也一样宝贵
虽然前面我们谈了一些如何有效运用时间的方法,但也不能只在意到自己的时间,同时也要顾虑到他人的时间。能够考量到对方时间的人,往往也比较能够善用下属的时间。

比方说,行程表中刚好有安排两个小时要跟客户协商,如果在这之前就先交待下属帮你去做某件事情,那幺下属就可以趁这段时间帮你处理这件事。然而,那些无法做好时间管理的人,往往得等到跟客户会谈结束之后才临时想到要交待属下做事,遇到这种情况,想必也会造成属下的困扰,毕竟是上司交待的工作,属下也只能照单全收。

这里所说的要考量到对方时间,所指的就是类似这种情形,不管对方是你的下属或客户都一样。特别是在自己很闲的情况下,往往就无法体会到别人的忙碌。因此千万要了解到这一点,对方的时间也是很宝贵的。

有效率地把握时间
记得我之前在外商银行工作时,有位同事曾说,他只要跟某人见面之后,发现彼此谈话的内容对双方都没有帮助,就会认为是在浪费时间,而给对方负面评价;相反地,如果听到的内容有很大帮助的话,就会给予正面的评价。

对忙碌的人来说,时间就是最大的资源。同样的,对于对方来说「时间就是金钱」。因此,不仅要把对方的时间纳入考量,同时还必须尽量在最短时间内,告诉对方有用的资讯。

我在外商金融机关工作时的一位朋友(现在自己出来开公司,同时也在我公司兼任干部),他每次来跟我碰面时,都会在笔记本上写下一些记录(会议中检讨的课题或议题)。而且,如果决定好开会时间是一个小时,他就一定会在一个小时之内结束会议,因为我们双方都很忙碌,必须在预定的时间内把想讨论的要事讨论完毕。

他以前在超级一流的外商金融公司任职,我曾经听他说过:「我换到任何地方工作都没问题」,如今我总算可以理解,就是因为他比一般人还会考量到对方的时间。
书名:迈向成功,就从自己会的事开始做起
作者: 小宫一庆
译者:萧照芳
出版社:宝鼎

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